Formulaires Rapports & RĂ©quisitions
Les formulaires de rapports et de réquisitions (R&R) sont utilisés pour rendre compte de l'utilisation des articles et demander du stock aux fournisseurs. Ils permettent de garantir que vous disposez de suffisamment de stock pour répondre aux besoins de vos patients.
Installationđ
Pour utiliser les formulaires R&R, assurez-vous d'avoir activé la préférence du site pour 'Open mSupply : utilisez le module du programme'.
Vous aurez également besoin d'un programme configuré et visible pour votre dépÎt, et le programme aura besoin d'un calendrier périodique qui lui sera associé.
Commencez par configurer les périodes et les calendriers, puis créez un programme et associez lui le calendrier.
Allez voir mSupply docs pour configurer des programmes - notez cependant que vous n'aurez besoin que du début de ce processus, qui consiste à créer un programme et à lui associer un calendrier. Pour les formulaires R&R, les autres aspects de la configuration du programme ne sont pas encore utilisés. Vous devrez également connecter un programme à un dépÎt.
Notez également que les programmes marqués comme Programme de vaccination ne seront pas affichés dans la liste des programmes disponibles lors de la création d'un formulaire R&R.
Assurez-vous que les seuils corrects pour les ruptures de stock et les excédents de stock sont définis dans vos préférences de dépÎt. Ces seuils sont utilisés pour calculer les niveaux de stock minimum et maximum de chaque article.
Formulaires R&R - Vue Listeđ
Allez dans Approvisionnement > Formulaires R&R pour voir la liste des formulaires R&R.
Vous pouvez cliquer sur les en-tĂȘtes de colonne pour trier la liste par cette colonne.
En cliquant sur un formulaire R&R, vous accéderez à la page de détails.
Ajouter un formulaire R&Rđ
Pour ajouter un formulaire R&R, cliquez sur le bouton « Ajouter un formulaire » dans le coin supérieur droit de l'écran.
Une fenĂȘtre s'ouvrira pour vous permettre de sĂ©lectionner le programme, le calendrier, la pĂ©riode et le fournisseur pour le formulaire R&R.
Notre dernier formulaire R&R date d'avril 2024 et concerne le programme Tb. Les mĂȘmes programme, calendrier et fournisseur sont sĂ©lectionnĂ©s, et la pĂ©riode suivante est choisie automatiquement.
La premiÚre fois que vous créez un formulaire R&R, vous devrez sélectionner chacune de ces options. AprÚs cela, les entrées seront pré-remplies avec les données de la période précédente.
La premiÚre fois que vous créez un formulaire R&R, vous pouvez sélectionner n'importe quelle période disponible. AprÚs cela, vous ne pourrez sélectionner que la période suivante de la séquence.
Notez que vous ne pouvez pas créer le formulaire R&R suivant tant que le précédent n'est pas finalisé :
Une fois que vous ĂȘtes satisfait de votre saisie, cliquez sur OK pour gĂ©nĂ©rer le formulaire. Vous serez redirigĂ©s vers la page de dĂ©tails du formulaire R&R.
Vue DĂ©taillĂ©eđ
Le formulaire R&R contient les colonnes suivantes. Les colonnes calculées/non modifiables sont grisées. Les colonnes marquées d'un astérisque (*) ci-dessous sont modifiables.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Code | Code article |
| Nom | Nom de l'article |
| Concentration | Concentration de l'article |
| Unité | Unité de mesure de l'article |
| VEN | Catégorie VEN: Vital (V), Essentiel (E), Non-essentiel (N) |
| Solde Initial* | Stock disponible pour cet article au début de la période. Ce champ utilise le solde final du formulaire R&R précédent (s'il existe) ou tente de calculer le solde à partir des données de transaction disponibles dans Open mSupply. |
| Reçu* | Quantité de cet article reçu pendant la période. Calculé grùce aux quantités reçues via les livraisons entrantes. |
| Consommation* | Quantité de cet article consommée au cours de la période. Calculé grùce aux quantités distribuées via les livraisons sortantes ou les prescriptions. |
| Ajusté(e) | Consommation ajustée en fonction des jours de rupture de stock. Le calcul est Consommation x Jours de la période / Jours en stock |
| Pertes* | Pertes enregistrées pour cet article au cours de la période. Saisies manuellement. |
| Ajustements +/-* | Pertes/ajustements effectuĂ©s pour cet Ă©lĂ©ment au cours de la pĂ©riode. Peuvent ĂȘtre positifs ou nĂ©gatifs. AlimentĂ©s par les donnĂ©es provenant des inventaires ou des ajustements de stock. |
| DurĂ©e de rupture de stock (en jours)* | Nombre de jours dans la pĂ©riode oĂč le stock disponible pour l'article Ă©tait de 0. |
| Solde Final | Stock disponible pour l'article à la fin de la période. Le calcul est le suivant : Solde initial + Reçu - Consommé + Ajustements |
| CMM | Consommation mensuelle moyenne (distribution) sur les 3 derniÚres périodes |
| Minimum | Quantité minimale de stock à avoir en main, la quantité demandée devrait garantir que le stock ne descende pas en dessous de cette valeur. Calculé comme CMM x Seuil de stock faible (préférence du dépÎt) |
| Maximum | QuantitĂ© idĂ©ale de stock Ă avoir en main, la quantitĂ© demandĂ©e peut ĂȘtre n'importe quelle quantitĂ© jusqu'Ă cette valeur. CalculĂ© comme CMM x Seuil de surstock (prĂ©fĂ©rence du dĂ©pĂŽt) |
| PĂ©remption* | Date d'expiration du premier lot de cet article disponible |
| Demandé* | Quantité à demander dans la réquisition. Calculée comme Maximum - Solde final |
| Stock faible | Alerte si votre solde final est faible par rapport au niveau de stock idéal. Affiche ! lorsque le solde final est inférieur à la moitié du maximum et !! lorsqu'il est inférieur au quart |
| Commentaire* | Vous pouvez ajouter des commentaires pour chaque ligne selon vos besoins |
| Confirmé* | Utilisez cette colonne pour suivre les lignes complétées. Elle sert également de bouton d'enregistrement pour les modifications apportées à une ligne. |
| Quantité Approuvée | Une fois le formulaire R&R finalisé, cette colonne affichera la quantité approuvée par l'utilisateur autorisé (si les autorisations sont configurées) |
Modifier le formulaire R&Rđ
Vous pouvez modifier les données d'utilisation de chaque article dans le formulaire R&R, ainsi que la quantité à demander au fournisseur.
Une fois que vous ĂȘtes satisfaits des informations relatives Ă un article, cochez la case « ConfirmĂ© » pour enregistrer les donnĂ©es.
Imprimer et exporterđ
Vous pouvez imprimer ou exporter le formulaire R&R en cliquant sur les boutons Imprimer ou Exporter dans le coin supérieur droit de l'écran.
- Le bouton
Imprimerouvrira la fenĂȘtre d'impression de votre navigateur. Vous pouvez Ă©galement enregistrer le rapport en format PDF Ă partir d'ici. - Le bouton
Exportertéléchargera le formulaire R&R sous forme de fichier Excel.
Volet de dĂ©tailsđ
Le bouton Plus dans le coin supérieur droit de l'écran ouvrira le volet de détails. Ici, vous pouvez voir des informations supplémentaires sur le formulaire R&R, telles que le nom du programme et le fournisseur.
Vous pouvez également définir une référence, qui sera incluse dans la commande interne envoyée au fournisseur.
Mode Plein Ăcranđ
Il y a beaucoup d'informations sur les formulaires R&R, et parfois il peut ĂȘtre difficile de tout voir en mĂȘme temps. Cliquez sur le bouton Plein Ăcran dans le coin supĂ©rieur droit de l'Ă©cran pour agrandir la fenĂȘtre.
Cliquez sur le bouton Quitter dans le coin supĂ©rieur droit de l'Ă©cran pour revenir Ă la fenĂȘtre normale, ou vous pouvez utiliser la touche Ăchap si vous utilisez un clavier.
Finaliser un formulaire R&Rđ
Lorsque vous ĂȘtes prĂȘt Ă finaliser le formulaire R&R, cliquez sur le bouton Finaliser en bas Ă droite de l'Ă©cran. Ă ce stade :
- Le formulaire R&R ne sera plus modifiable
- Une commande interne sera créée et envoyée au fournisseur sélectionné. Les valeurs saisies pour chaque article dans le formulaire R&R sont utilisées pour remplir la commande interne, vérifiez donc bien la valeur
Demandéavant de confirmer ! - Une fois la commande interne approuvée par l'utilisateur autorisé, la colonne
Quantité approuvéesera renseignée avec les quantités approuvées.
Vous pouvez Ă©galement cliquer sur le bouton Fermer Ă tout moment pour revenir Ă la vue de liste.