Formulaires Rapport&RĂ©quisitions
Les formulaires de rapport et de réquisition (R&R) sont utilisés pour rendre compte de l'utilisation des articles et demander des stocks aux fournisseurs. Ils permettent de garantir que vous disposez de suffisamment de stock pour répondre aux besoins de vos patients.
Installationđ
Pour utiliser les formulaires R&R, assurez-vous d'activer la préférence du site pour 'Ouvrir mSupply : utilisez le module du programme' au niveau de l'administration du serveur.
Vous aurez également besoin d'un programme configuré et visible dans votre site, et le programme aura besoin d'un calendrier périodique qui lui sera associé.
Commencez par configurer les périodes et les calendriers, puis créez un programme et associez le calendrier.
Voir mSupply docs pour configurer des programmes - notez cependant que vous n'aurez besoin que du début de ce processus, qui consiste à créer un programme et à lui associer un calendrier. Pour les formulaires R&R, les autres aspects de la configuration du programme ne sont pas encore utilisés.
Formulaires R&R - Vue en listeđ
Aller sur Approvisionnement > Formulaires R&R pour voir la liste des formulaires R&R.
Vous pouvez cliquer sur les en-tĂȘtes de colonne pour trier la liste par cette colonne.
En cliquant sur un formulaire R&R, vous accéderez à la page de détails.
Ajouter un formulaire R&Rđ
Pour ajouter un formulaire R&R, cliquez sur le bouton « Ajouter un formulaire » dans le coin supérieur droit de l'écran.
Une fenĂȘtre s'ouvrira pour vous permettre de sĂ©lectionner le programme, l'horaire, la pĂ©riode et le fournisseur pour le formulaire R&R.
La premiÚre fois que vous créez un formulaire R&R, vous devrez sélectionner chacune de ces options. AprÚs cela, les entrées seront pré-remplies avec les données de la période précédente.
La premiÚre fois que vous créez un formulaire R&R, vous pouvez sélectionner n'importe quelle période disponible. AprÚs cela, vous ne pourrez sélectionner que la période suivante de la séquence.
Notez que vous ne pouvez pas créer le formulaire R&R suivant tant que le précédent n'est pas finalisé :
Une fois que vous ĂȘtes satisfait de vos saisies, cliquez sur OK pour gĂ©nĂ©rer le formulaire. Vous serez redirigĂ© vers la page de dĂ©tails du formulaire R&R.
Vue dĂ©taillĂ©eđ
Le formulaire R&R contient les colonnes suivantes. Les colonnes calculées/non modifiables sont grisées. Les colonnes marquées d'un astérisque (*) ci-dessous sont modifiables.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Code | Code Produit |
| Nom | Nom du produit |
| Concentration | Concentration du produit |
| Unité | Unité de mesure du produit |
| VEN | Catégorie VEN: Vital (V), Essentiel (E), Non-essentiel (N) |
| Solde Initial* | Stock disponible pour cet article au début de la période. Utilisez le solde final du formulaire R&R précédent (s'il existe) ou tentez de calculer le solde en fonction des données de transaction dans Open mSupply. |
| Reçu* | Quantité de ce produit reçue pendant la période. Renseigné par les quantités reçues via les livraisons entrantes. |
| Consommé/distribué* | Quantité de cet article consommée au cours de la période. Renseigné par les quantités distribuées par livraisons sortantes ou prescriptions. |
| Consommation/distribution ajustée | Consommation ajustée en fonction des ruptures journalieres. La formule est Consommé x Jours de la période / Jours avec stock disponible / |
| Ajustements +/-* | Pertes/ajustements effectuĂ©s pour cet Ă©lĂ©ment au cours de la pĂ©riode. Peuvent ĂȘtre positifs ou nĂ©gatifs. AlimentĂ©s par les donnĂ©es des inventaires ou de l'inventaire Ajustements. |
| DurĂ©e de rupture* | Nombre de jours dans la pĂ©riode oĂč le stock disponible pour l'article Ă©tait de 0. |
| Balance Finale | Stock disponible pour l'article à la fin de la période. Le calcul est le suivant : Solde initial + Reçu - Consommé + Ajustements |
| CMM/DMM | Consommation mensuelle moyenne (distribution) sur les 3 derniÚres périodes |
| Maximum | QuantitĂ© idĂ©ale de stock Ă avoir en main, la quantitĂ© demandĂ©e peut ĂȘtre n'importe quelle quantitĂ© jusqu'Ă cette valeur. CalculĂ© comme ACMM x 2 |
| PĂ©remption* | Date d'expiration du premier lot de cet article disponible |
| Demandé* | Quantité à demander dans la réquisition. Calculée comme Maximum - Solde final |
| Stock faible | Avertissement si votre solde final est faible par rapport au niveau de stock idéal. Affiche ! lorsque le solde final est inférieur à la moitié du maximum et !! lorsqu'il est inférieur au quart |
| Commentaire* | Vous pouvez ajouter des commentaires Ă la ligne selon vos besoins |
| Confirmé* | Utilisez cette colonne pour suivre les lignes terminées. Elle sert également de bouton d'enregistrement pour les modifications apportées à une ligne. |
| Quantité Approuvée | Une fois le formulaire R&R finalisé, cette colonne affichera la quantité approuvée par l'autorisateur (si l'autorisation est configurée) |
Modifier le formulaire R&Rđ
Vous pouvez modifier les données d'utilisation de chaque article dans le formulaire R&R, ainsi que la quantité à demander au fournisseur.
Une fois que vous ĂȘtes satisfait des informations relatives Ă un article, cochez la case « Confirmé » pour enregistrer les donnĂ©es.
Imprimer et exporterđ
Vous pouvez imprimer ou exporter le formulaire R&R en cliquant sur les boutons Imprimer ou Exporter dans le coin supérieur droit de l'écran.
- Le bouton
Imprimerouvrira la fenĂȘtre d'impression de votre navigateur. Vous pouvez Ă©galement enregistrer le rapport au format PDF Ă partir d'ici. - Le bouton
Exportertéléchargera le formulaire R&R sous forme de fichier Excel.
Finaliser un formulaire R&Rđ
Lorsque vous ĂȘtes prĂȘt Ă finaliser le formulaire R&R, cliquez sur le bouton Finaliser en bas Ă droite de l'Ă©cran. Ă ce stade :
- Le formulaire R&R ne sera plus modifiable
- Une commande interne sera créée et envoyée au fournisseur sélectionné. Les valeurs saisies pour chaque article dans le formulaire R&R sont utilisées pour remplir la commande interne, vérifiez donc la valeur
Demandéavant de confirmer ! - Une fois la commande interne approuvée par l'autorisateur, la colonne
Quantité approuvéesera renseignée avec les quantités approuvées.
Vous pouvez Ă©galement cliquer sur le bouton Fermer Ă tout moment pour revenir Ă la vue de liste.